OMGAAN MET PERSOONSGEGEVENS BINNEN CLUBS EN VERENIGINGEN
'Doel AVG moet bewustwording zijn'
PÅL JANSEN
Lijsten van geslaagden die niet meer in de krant gepubliceerd worden, wedstrijdverslagen zonder achternamen, een foto waarop mensen met de rug naar de camera staan. De maanden na de invoering van de vernieuwde privacywet -Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)- op 25 mei veranderden veel partijen hun aanpak in het delen van informatie. Een interview met een specialist...
Nog steeds is veel van de nieuwe wetgeving grijs gebied. Daarom een gesprek met Terence van Gestel, functionaris gegevensbescherming (FG) van de gemeente Boxtel, over een paar handzame tips voor clubs en verenigingen: ,,Veel mensen denken dat de AVG veel nieuws met zich meebracht. Maar 85 procent is hetzelfde gebleven..."
Stel: aan het begin van ieder seizoen stuur je als clubvrijwilliger een groepsmail naar alle leden die hun contributie nog moeten betalen. De e-mailadressen zitten in de CC waardoor iedereen die het bericht ontvangt ook de andere geadresseerden ziet (iets dat overigens eenvoudig is op te lossen door de adressen in de BCC te zetten). Dan kan je dus zomaar een datalek hebben veroorzaakt. Van Gestel: ,,Het gaat vaak mis bij menselijk handelen. Men is dan niet bewust naar wie een mail gestuurd wordt en welke persoonsgegevens in het bericht zitten."
VERKEERD DOORSTUREN
Een datalek veroorzaken klinkt heftig maar in feite kan het dus al zoiets simpels zijn als een groepsmail verkeerd doorsturen. ,,Bij een datalek gaat het altijd om iemands gegevens die bij de verkeerde persoon terecht zijn gekomen", aldus Van Gestel. Er geldt een meldplicht voor datalekken sinds 2016; meestal bij gevoelige gegevens (zoals geloofsovertuiging of bankrekeningnummer) waarvan het lekken impact heeft op iemands leven en omgeving. Relevanter voor verenigingen: datalekken van álle persoonsgegevens, dus ook van zaken zoals namen of adressen, moeten worden gedocumenteerd: de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan hier om vragen.
Van Gestel is functionaris gegevensbescherming (FG) van de gemeente Boxtel. Hij zorgt dat de vernieuwde privacywet wordt nageleefd en toegepast binnen de organisatie. Een FG is verplicht binnen overheden en organisaties die veel (gevoelige) persoonsgegevens verwerken. Van Gestel: ,,De plaatselijke voetbalvereniging hoeft die dus niet aan te stellen."
Hoewel de focus van de AP niet op lokale verenigingen ligt (zie ook www.autoriteitpersoonsgegevens.nl), vindt Van Gestel niet dat zij de AVG links moeten laten liggen: ,,Het doel moet niet zijn een boete te voorkomen, maar bewust om te gaan met privacy van anderen."
REGISTER
Van Gestel, zelf ook vrijwilliger bij een vereniging, adviseert om een zogeheten 'register van verwerkingen' op te stellen; een document (bijvoorbeeld Excelbestand) waarin staat welke persoonsgegevens verzameld worden en hoe die worden gebruikt. Zo wordt het ook duidelijk welke gegevens wel en niet hoeven worden verzameld. Van Gestel daarover: ,,Een online contactformulier bijvoorbeeld: hoe neem je als organisatie contact op als iemand dat formulier heeft ingevuld? Als je alleen maar een mail terugstuurt, heb je bijvoorbeeld geen telefoonnummer nodig."
Zo'n register is in principe alleen voor overheden, organisaties met meer dan 250 werknemers of andere instanties die veel werken met (gevoelige) informatie over mensen. ,,Maar het is een avondje werk en je ziet daardoor precies wat je met welke persoonsgegevens doet", tipt Van Gestel. Ook een tip: ,,De vrijwilligers die met dit soort informatie werken, een avond bijpraten over de AVG. Degene die de facturen verstuurt of de mensen van de ledenadministratie..."
TOESTEMMING
Ook voorafgaand aan een seizoen schriftelijk toestemming regelen bij leden om is handig. ,,Het is niet te doen om bijvoorbeeld alle aanwezigen tijdens sportwedstrijden toestemmingsformuliertjes onder de neus te schuiven voor foto's die misschien op sociale media komen."
Zo maakt deze krant regelmatig foto's van onderwijsactiviteiten. Stichting Brede Scholen Boxtel (BSB), die er veel organiseert, schakelt constant met scholen of kinderen wel of niet op de foto mogen (Boxtel telt circa drieduizend 4- tot 12-jarigen). ,,De scholen hebben dat wel allemaal redelijk goed op orde", vertelt directeur Ghislaine de Brouwer. ,,Per klas is er een kaart van kinderen die per definitie wel of niet op de foto mogen."
Ook inschrijfformulieren en dergelijke tegen het voetlicht houden, kan de verzameling van een hoop overbodige persoonsgegevens voorkomen, vertelt Van Gestel. Daarnaast wijst hij op het gebruik van privé-apparaten (wachtwoorden op laptops, geen persoonsgegevens op usb opslaan, et cetera). ,,Binnen iedere club loopt wel een ict'er rond: die weet ongeveer waar de klepel hangt."
FOTO BOVEN: Vlak na de invoering van de vernieuwde privacywet in mei besloten de middelbare scholen in Boxtel om de examenlijsten niet te publiceren. De schoolverlaters van het Baanderherencollege mochten wél op de foto! (Foto: Peter de Koning).
EXPO'S BIJ HUISARTSEN EN RESTAURANT
Kunstwerken bekijken op twee bijzondere Boxtelse locaties
In de (wacht)kamers van huisartsenpraktijk Leenders & Van Riel en in restaurant Molenwijk in Boxtel zijn nog tot 23 januari 2019 verschillende schilderijen van diverse kunstenaars uit de regio te zien.
Zo zijn in het restaurant aan de Molenwijk 2 een veertigtal werken te zien van Joke Dijkhuizen, Jeanne Geubbels en Johan Briers uit respectievelijk Veghel, Nederweert en Lanaken (België). Laatstgenoemde maakt afbeeldingen in encaustic art stijl, die met gesmolten bijenwas in diverse kleuren op papier aangebracht worden door middel van bijvoorbeeld een strijkijzer.
De twee kunstzinnige dames schilderen voornamelijk figuratieve, abstracte bloemen, plaatsen en landschappen in Zuid-Nederland. Gastvrouw Wilma Wijnen van restaurant Molenwijk is dan ook benieuwd naar de reacties van de mensen die de expositie komen bezoeken.
MINIMALISTISCH
In de gangen en spreek- en wachtkamers van de huisartsenpraktijk aan de Bosscheweg 5 toont Carla Bogaard haar schilderkunst. Het werk van de Rosmalense kunstenares is ingetogen, minimalistisch en verhalend.
Volgens huisartsen Hans Leenders en Bob van Riel kun je lang blijven kijken naar de diverse schilderijen en telkens weer allerlei nieuwe details zien.
De kunstwerken op beide locaties zijn tot eind januari te zien.
