GEMEENTE BLUNDERT BIJ VERSPREIDING DIGITALE VERGADERSTUKKEN
Boxtel op herhaling met detailhandelsvisie
MARC CLEUTJENS
De veelbesproken detailhandels- en horecavisie van de gemeente Boxtel staat volgende week andermaal op de vergaderagenda van de gemeenteraad. Debat en besluitvorming werden deze week enkele uren voor aanvang van de raadsvergadering verdaagd omdat de 23 gemeenteraadsleden de verkeerde versie hadden ontvangen. De gemeente Boxtel spreekt van een menselijke fout die ervoor gezorgd heeft dat onjuiste documenten in het digitale vergadersysteem zijn geplaatst.
Wethouder Eric van den Broek, portefeuillehouder economische zaken, ontdekte maandagavond bij het bestuderen van de stukken dat de versie die hij met de andere bestuurders en raadsleden had gekregen onjuist was. ,,In het participatietraject dat aan de visie ten grondslag ligt, is op een aantal belangrijke onderdelen gevraagd om een toelichting en aanvulling", legt Van den Broek uit. ,,Die aangescherpte versie is niet bij de raadsleden terecht gekomen."
Hij vervolgt: ,,Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt maar dit is gezien de belangrijkheid van het onderwerp wel erg zuur. Aan de andere kant geldt zorgvuldigheid boven alles en moet er uiteindelijk over de juiste stukken vergaderd kunnen worden." Om die reden boog het college van B. en W. zich dinsdagochtend over de kwestie en werd besloten de vergadering te verdagen naar 31 maart.
Nadat dit besluit was gevallen, hebben burgemeester Mark Buijs en wethouder Van den Broek contact gezocht met de fractievoorzitter van alle partijen in de raad, alsmede met vertegenwoordigers van de klankbordgroep waarin ondernemers vertegenwoordigd zijn. ,,Die groep had trouwens wél de juiste vergaderstukken gekregen omdat ze gewoon per e-mail zijn verzonden", aldus een woordvoerder.
De oorzaak van de fout die door de wethouder zelf werd geconstateerd, ligt in het digitale vergadersysteem dat burgemeester, wethouders en gemeenteraadsleden gebruiken. Daarin worden documenten geplaatst nadat ze door het college van B. en W. zijn besproken. Volgens de zegsman van de gemeente heeft het systeem vaker voor wat onduidelijkheid gezorgd. ,,Eerder hebben we al geconstateerd dat het voor projectleiders binnen onze organisatie niet altijd eenvoudig is om te zien hoe over een bepaald onderwerp besloten is en welke stukken er aan ten grondslag liggen."
De vraag is of in het systeem vaker onjuiste documenten aan de volksvertegenwoordigers zijn voorgelegd. ,,We hebben niet de indruk dat er structurele fouten inzitten. Dit is voor zover we kunnen nagaan de eerste keer dat het misgaat."
GEDOE
Uit een reconstructie bleek dinsdag dat wethouder Van den Broek ontdekte dat sommige teksten ontbraken. ,,Hij miste bepaalde passages die juist aan de visie waren toegevoegd om extra uitleg te geven", aldus de woordvoerder. ,,Het ging onder meer over de uitbreidingsmogelijkheden van wijkwinkelcentra. In de oude versie stonden onjuiste cijfers; bovendien waren in de nieuwe versie meer reacties toegevoegd die afkomstig waren uit gesprekken met de klankbordgroep."
Toen duidelijk werd dat alle raadsleden over de onjuiste stukken beschikten, was de knoop snel doorgehakt. ,,Ik heb overleg gezocht met alle fractievoorzitters uit de gemeenteraad en uiteindelijk is de raadsvergadering een week verzet zodat we in ieder geval over de juiste stukken kunnen vergaderen", aldus wethouder Van den Broek. ,,Het hele proces is transparant gegaan en er zijn vele mensen bij betrokken. Gedoe over de juiste versie van een document of de juiste toelichting kunnen we dus helemaal niet hebben. Zorgvuldigheid gaat te allen tijde boven snelheid."
Volgens de woordvoerder was de stemming in de bestuursvleugel van het gemeentehuis dinsdag bedrukt. ,,Hier balen we gruwelijk van. Juist nu zo'n belangrijk dossier op tafel ligt dat bovendien uitgebreid en zorgvuldig is voorbereid, zit niemand te wachten op zo'n fout. Om die reden is besloten om de vergadering te verdagen, zodat ook de laatste stappen die gezet moeten worden zorgvuldig kunnen worden genomen. Over het digitale vergadersysteem? Daarvan zegt het college dat dit soort fouten niet meer mogen voorkomen. Er is ons alles aan gelegen om het hele proces beter te organiseren."